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Expediente Electrónico: mejora de gestión y transparencia administrativa Destacado

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La Intendencia Departamental de Rivera está dando un paso cualitativo a la hora de reemplazar el trabajo manual por el electrónico y obteniendo un mayor rendimiento.

 

 

 

 

Primeros pasos del Expediente Electrónico


“En la intendencia hace 15 años atrás se manejó la posibilidad de avanzar en la parte tecnológica en la Administración, con la transición que hubo con todos los gobiernos en estos años, recién a partir del 2013 se concretó la idea. Desde el Ejecutivo Departamental se nos encomendó la elaboración del proyecto de implementar definitivamente el expediente electrónico, habiendo sido aliados de la Secretaria Administrativa, la división Recursos Tecnológicos (informática) que pertenece a la Unidad de Recursos Humanos, Tecnológicos y Logísticos, el que una vez presentado al Intendente, lo aprobó. Le siguieron la Licitación y adjudicación a la empresa ganadora GEOCOM”, expresó el Director de la Secretaria Administrativa Newton Bolívar Seguí.



Oficina Secretaria Administrativa es la oficina reguladora de trámites municipales (expedientes que presenta la ciudadanía), es una de la Mesa de Entrada, donde inician la mayoría de los trámites, por lo que es muy importante. Con el expediente electrónico funcionando, se digitalizará toda la información que presenta la ciudadanía, se genera electrónicamente un documento (expediente electrónico) y de aquí en más, hará parte del gran avance tecnológico de la Intendencia.



Puesta en producción
para mayo/junio del corriente año (2016).
El Téc. Prev. Marco Maciel Director de la Unidad de Recursos Humanos Tecnológicos y Logísticos de la Intendencia resaltó la importancia que tienen todos los integrantes del proyecto: “el expediente electrónico tiene varios componentes, uno es el impacto ambiental con la eliminación del papel, pasamos a ser más eficaces y eficientes al implantar el expediente y solucionamos otro problema que es el archivo del expediente de papel. Felicito a todos los que cada vez se comprometen más con la gestión y están tratando siempre de mejorar en todo, eso es destacable desde la Comisión de Expediente Electrónico integrada por: desde Asesoría Jurídica los doctores Ximena Rodríguez y Marcelo Cardozo, de Recursos Humanos el Psic. Marco Castro y Lic. Carol Guedes, de Secretaría Administrativa el Sr. Newton Seguí, de la Unidad de Gestión de Calidad Arch. Sonia Díaz, de Recursos Tecnológicos Sres. Edgar da Silva y Juan Carlos Sandín, sumándose en el transcurso otros funcionarios estratégicos, la que es el pulmón y corazón de esta implantación, a todos los compañeros que en diferentes puntos se pusieron la camiseta y están trabajando con entusiasmo lo vemos a diario y realmente nos da fuerza para seguir trabajando y mejorando”.



Capacitaciones
Las capacitaciones comenzaron en el mes de abril, están a cargo del Director de División Recursos Humanos Ps. Marco Castro, “hemos trabajado en cuanto a las capacitaciones que actualmente se están desarrollando, seleccionamos en una primera instancia a 10 funcionarios que integran la Mesa de Ayuda (grupo de instructores de capacitadores, funcionarios municipales) encargada de estar a la orden del sistema gestión de expediente y capacitar”.


Cien funcionarios fueron seleccionados en una primera instancia, divididos en 5 grupos de 20 capacitados. La evaluación primaria es positiva y eficiente, el nuevo sistema de gestión fue bien recibido por los funcionarios ya que aporta agilidad, transparencia y eficiencia al flujo de trabajo.


El Director de División Recursos Tecnológicos Edgar da Silva parte fundamental de la implantación del sistema en cada terminal informático expresó: “estamos cumpliendo un viejo anhelo del Intendente, contamos incondicionalmente con el apoyo de la empresa GEOCOM que ha implementado el expediente electrónico en varias intendencias del país, y tiene experiencia y conocimiento necesario (…) A través de GEOCOM instalamos servidores y se han desarrollado algunos software que no teníamos, en los equipos internos de la Intendencia se hizo un revelamiento muy pormenorizado y hoy podemos decir que todas las oficinas cuentan con el requerimiento mínimo necesario para comenzar con el expediente electrónico” culminó.

 

A futuro

La interacción con el ciudadano será más fluida, ya que se le brindará a futuro, la posibilidad que desde su casa acceda a trámites.


Objetivo
Un objetivo principal del proyecto es la consolidación de un moderno modelo de gestión electrónica de expedientes, que incorpora todas las piezas claves de la administración y permite disfrutar de todas las ventajas de una oficina sin papel.

Resultados
Optimización de los flujos de trabajo.

Mejora del seguimiento y control.

Disponer y acceder a información única e integrada del ciudadano para facilitar los procesos.

Mejora los hábitos de gestión de las áreas y servicios municipales.

Potenciar la veracidad, transparencia y confidencialidad de la información.

Flexibilidad ante cambios.

Salto cualitativo a la hora de reemplazar el trabajo manual por el electrónico.